UDA Scan

Connexion

Connectez vous à l’adresse https://takefu.u-clermont1.fr/factures ou sur l’ENT rubrique « Bureau »

Vos codes de connexion sont les mêmes que pour se connecter à l’ENT ; si vous êtes déjà connecté(e) à l’ENT, la connexion à l’application se fait automatiquement.

Cette application est accessible :

  • en lecture seule à toutes les personnes ayant accès à SIFAC
  • en modification à toutes les personnes accréditées par le service facturier

Droits dans l’application

Le service facturier peut :

–          Ajouter une facture (via le scanner)

–          Modifier les infos d’une facture (n° de Bdc, Montant, Fournisseur, UB …)

–          Ajouter et clôturer des anomalies

Les responsables d’UB peuvent :

–          Consulter l’historique de toutes les factures

–          Signaler une anomalie sur une de leur facture ou sur une facture n’ayant pas d’UB affectée

–          Répondre à une anomalie avec ajout éventuelle de pièces jointes

Couleurs des factures

Un système de couleur a été mis en place pour plus facilement identifier les factures demandant une action particulière. Il existe 4 couleurs :

–          Vert : La facture a été traitée, l’UB a été saisie et aucune anomalie n’est actuellement en cours

–          Rouge : La facture a été traitée mais l’UB n’a pas été identifiée OU une anomalie a été détectée par le service facturier.
Cette facture nécessite donc l’attention des responsables d’UB

–          Orange : La facture a été traitée, l’UB identifiée mais une anomalie est en cours et vient d’être traité par un responsable d’UB.
 Cette facture nécessite donc l’attention du service facturier.

–          Noir (visible seulement par le service facturier) : La facture n’a pas encore été traitée par le service facturier

 

Filtrer les factures

Il est possible de filtrer les factures en fonction de leur UB, de leur couleur, de leur attribution (si un utilisateur a décidé de noter cette facture comme favoris) et du fournisseur.

La recherche par fournisseur s’effectue en commençant la saisie d’une partie du nom du fournisseur et en choisissant le bon fournisseur dans la liste qui apparait.
Ces filtres sont cumulatifs, il est donc possible de chercher par exemple toutes les factures d’un fournisseur donné de l’UB 930 ayant la couleur rouge et attribuée à un opérateur précis.

Il est également possible de rechercher une facture par numéro d’ordre (ex : 10.0000001) ou par numéro de bon de commande.

Le tableau général des factures

Il est possible de paramétrer la pagination pour afficher 10, 25 ou 50 factures par pages (pour des raisons de performance, il n’est pas possible d’afficher la liste de toutes les factures).
Chaque ligne correspond à un résumé de la facture avec les informations générales et les éventuelles anomalies (seul le dernier échange apparait).
Pour accéder directement au scan d’une facture, cliquez sur l’icône en début de ligne.
Pour accéder au détail d’une facture (sauf en lecture seule), cliquez simplement sur la ligne.

Consulter / éditer une facture

En fonction de vos droits (voir page 1), vous pourrez éditer ou consulter une facture.

Il est possible d’ajouter un fournisseur qui ne serait pas dans la liste en cliquant sur le lien Plus de résultats / Ajouter un fournisseur qui apparait au dessus du champ fournisseur.

N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications sur chaque champ (un bouton Sauvegarder apparait à droite du champ concerné).